Har du som arbetsgivare funderat på att införa fria arbetstider på företaget? Eller har du som anställd en dröm om att kunna planera din arbetsdag på det sätt som passar dig bäst? Vi på Invise har haft fria arbetstider sedan 2013, och här delar jag med mig av våra erfarenheter.

Därför införde vi fria arbetstider

För oss som driver Invise hade tanken på fria arbetstider varit lockande under en lång tid. Vi märkte att fler och fler företag experimenterade med nya rutiner och modeller för att prestera bättre, öka trivseln och gå upp arbetsglädjen. Bland många av dessa var tider och frihet återkommande faktorer.

Jag själv fick inspiration ur boken Drive (Daniel H Pink) där författaren tar upp mängder av exempel på hur motivation fungerar – varav arbetstider är ett av områdena. Även Google har inspirerat oss med sin modell ”20% time”  som innebär att deras utvecklare under 20% av sin arbetstid får göra precis vad de vill. Vidare har flera företag (främst i USA) anammat modellen ROWE (Results Only Work Environment). Ett sådant exempel är Hubspot, där all personal jobbar när de vill och var de vill.

Företaget 37-signals och dess ägare Jason Fried och David Heinemeier Hansson influerade oss också med deras erfarenheter av arbetstid och prestation. Under flera års tid valde de att fråga personer när och var de får sina viktigaste arbetsuppgifter gjorda. Svaren var oftast tidigt på morgonen eller sent på eftermiddagen och kvällen. Och väldigt ofta blev svaret att de fick mest gjort utanför kontoret. Slutsatsen var att många helt enkelt inte kunde koncentrera sig tillräckligt på sin arbetsplats – för att arbetstider och rutiner på företaget tog för mycket fokus från själva uppgiften.

Så gick vi tillväga

Även om vi var inspirerade, var tanken på att alla i företaget skulle kunna komma och gå precis hur de vill, lika lockande som det var skrämmande. Det lät ju så bra med friheten men samtidigt funderade jag som arbetsgivare på om det skulle vara en stressfaktor att aldrig veta hur mycket var och en jobbade. En annan viktig faktor för oss var att vi är ett tillväxtföretag där gemenskap och samarbete är viktigt. Vi kom därför fram till att vi ville få våra arbetstider att överlappa någorlunda.

Därför valde vi först att införa en modell där alla fick planera sin dag själva – så länge de var på kontoret mellan 10.00-14.00. Vi började med att införa detta som ett test i tre månader vilket fungerade utmärkt. Efter testperioden kändes det helt uteslutet att gå tillbaka till ”vanliga” kontorstider, så vi valde då att övergå till helt fria tider. Vi behövde helt enkelt inga regler att följa, vi överlappar ändå mer än väl i hur vi jobbar.

Modellen vi tillämpar idag är enkel – var och en har 100% frihet över sin arbetstid och en arbetsvecka är fortfarande 40 timmar. Vi har ett gemensamt veckomöte men övriga tider planerar anställda själva. Vi ser såklart helst att de utför sina arbetsuppgifter från kontoret och inte hemifrån – för att vi ger varandra energi och trivs ihop. Om någon upplever sig jobbar bättre hemifrån än från kontoret kommer vi fokusera på varför det är så. För oss är målsättningen att alla frivilligt ska vilja jobba från kontoret snarare än någon annanstans (självklart finns det undantagssituationer). Vi tror helt enkelt att om arbetsmiljön är rätt så är kontoret den plats där man har bäst fokus och motivation för sina arbetsuppgifter.

Är fria arbetstider något vi rekommenderar?

Enligt vår erfarenhet finns det otroligt många fördelar med att ha fria arbetstider. Det blir ett uppsving på alla plan. Redan första veckan märktes det skillnad på Invise. Alla kom ungefär samma tid som förut, men skillnaden att ingen gick hem bara för att arbetsdagen tog slut. Jobbar man 8-17 så kan man i princip räkna med att de flesta slutar jobba just klockan 17. Nu är det helt annorlunda, nu väljer våra anställda att jobba tills arbetsuppgiften får ett naturligt avslut. Ibland blir det senare än normalt, ibland tidigare. Men produktiviteten är mycket högre – ingen sitter och rullar tummarna och väntar på att dagen ska ta slut. Och ingen avbryter mitt i en arbetsuppgift bara för att klockan är 17.

Sena ankomster

Något annat som försvann var sena ankomster, även om det inte var ett problem för oss – så vet jag hur det kan vara. Jag har tidigare drivit företag med ett 20-tal anställda där sena ankomster var ett problem till och från. Ärligt talat har jag alltid tyckt att sena ankomster är besvärligt som arbetsgivare. Så länge inte arbetsuppgiften kräver att man är på plats en speciell tid tycker jag att 15 minuter hit eller dit inte spelar någon roll – det är prestationen som räknas. Men så länge man har fasta arbetstider blir det ändå ett problem om folk kommer sent då det påverkar moralen och det får personer att stressa för att komma till kontoret i tid (ofta med dåligt humör som följd). Och om jag som chef blundade för sena ankomster, tenderade problemet att växa. Och genom att behandla problemet fick jag en svår och faktiskt helt onödig arbetsuppgift – många gånger tog arbetet i att hantera och minska sena ankomster mer tid och energi än vad problemet i sig kostade.

Flex

Okej tänker du nu– de flesta företag är ju rätt flexibla och man kan komma ”ungefär” när man vill. Detta tycker jag kan vara nog så svårt. Var går gränsen för sen och icke sen? Det här tror jag över tid kan resultera i att folk kommer in i den senare delen av flex-fönstret utan att för den sakens skull jobba längre. Men viktigast av allt – det ger inte frihet att planera sitt jobb när man vill. Okej att man kan ta en buss senare på morgonen, men flex ger bara ett visst svängrum att anpassa sina vardagsrutiner runt flex-fönstret. Det får en inte att på allvar känna 100% frihet att jobba när man själv vill och presterar bäst.

För mig som arbetsgivare

Personligen har detta varit en av de främsta fördelarna med fria arbetstider. Jag tror på konceptet ”lead by example” och anser därmed att om vi hade haft fasta tider, skulle jag som chef vara på plats de tiderna (bortsett från möten etc). Samtidigt jobbar jag absolut bäst om jag kommer in senare och jobbar längre. Jag är ofta som mest kreativ och produktiv mellan 17.00-20.00. Med fria arbetstider känner jag ingen som helst skyldighet att vara på kontoret någon speciell tid, det här gör alltså att jag själv jobbar och mår bättre.

Flow

En annan faktor som spelade in i vårt beslut var begreppet flow. Jag vet att man presterar som allra bäst när tiden helt upphör att existera. När 2 timmar känns som 5 minuter. I kreativa arbetsuppgifter uppstår detta för jämnan om man har koll på uppgiften och kan jobba fokuserat och ostört. Jag vill inte under någon omständighet att någon som har flow ska avbryta en arbetsuppgift på grund av en förutbestämd arbetstid (som gör att alla går hem från kontoret). Jag tror nämligen att under bra flow är man dubbelt så effektiv mot vad man är när arbetet flyter på dåligt, (ja jag tror verkligen att skillnaden är så stor). Men flow är också flyktigt, det kan väldigt snabbt försvinna om man tappar fokus. Fria arbetstider främjar flow.

Motivation

I slutändan tycker jag att det absolut viktigaste med fria arbetstider är hur det påverkar motivationen. Jag vill minimera upplevelsen av att man jobbar hos oss för att ett jobb handlar om regler och rutiner. Att jobba hos oss handlar om att leverera bästa möjliga upplevelse och resultat till våra kunder. Det är en rolig arbetsuppgift och då ska inte något annat få komma i vägen för det. Sen vet alla att med hög motivation på sitt jobb och stor frihet – kommer resultaten att öka. Jag är också stolt över att kunna säga att vi är en arbetsplats där var och en till stor del är sin egen chef, över sin tid och sin prestation. Det är något som jag tror att alla här uppskattar och värnar om. Så om ni går i tankarna att införa fria arbetstider eller om du tror att du skulle prestera bättre om du själv bestämde när du jobbar – ta upp det i företaget och testa! För oss var det otroligt mycket enklare än vi trott. Och nu undrar jag bara varför vi inte gjorde det ännu tidigare!

Läs mer: Fri semester på Invise!

Veckans affärer 2015-12-29

Vill du läsa mer på ämnet har jag intervjuats i Veckans Affärer om fria arbetstider. Läs artikeln här.

P1 Kropp & Själ 2015-10-13

I podden Kropp och Själ i P1 blev jag intervjuad om hur vi upplever det med fria arbetstider efter att ha haft det en längre tid i företaget. Lyssna här.