Har du som arbetsgivare någon gång funderat på att införa helt fria arbetstider på företaget? Eller har du som anställd fantiserat om att planera din arbetsdag så som passar dig bäst?

Vi på Invise har snart 6 månaders erfarenhet av att jobba med fria arbetstider och jag tänkte dela med mig lite av våra erfarenheter.

Därför införde vi fria arbetstider

För oss som driver Invise har tanken på fria arbetstider varit lockande under lång tid. Vi har märkt att fler och fler företag experimenterar med nya rutiner och modeller för att prestera bättre och öka trivseln och arbetsglädjen. Bland många av dessa verkar tider och frihet vara återkommande faktorer.

Jag själv fick massa inspiration av boken Drive (Daniel H Pink) som tar upp mängder av exempel på hur motivation fungerar, varav arbetstider är ett av områdena.

Även Googles har inspirerat oss med sin modell: ”20% time”, då deras utvecklare under 20% av sin arbetstid får jobba med precis vad de vill. Vidare har flera företag (främst i USA) anammat modellen ROWE (Results Only Work Environment), ett sådant exempel är Hubspot, där all personal jobbar när de vill och precis var de vill.

Företaget 37-signals och deras ägare Jason Fried & David Heinemeier Hansson har också influerat oss med deras erfarenheter av arbetstid och prestation. Under flera års tid har de valt att fråga personer när och var de får sina viktigaste arbetsuppgifter gjorda. Ett återkommande svar var tidigt på morgonen eller sent på eftermiddag/kväll och väldigt ofta var det utanför kontoret. Slutsatsen var att många helt enkelt inte kunde koncentrera sig tillräckligt på sin arbetsplats för att arbetstider och onödiga rutiner på företaget tog för högt fokus från själva uppgiften.

Så gick vi tillväga

Även om vi hade massor med inspiration så var tanken på att alla i företaget skulle kunna komma och gå precis hur de ville lika lockande som skrämmande. Såklart verkade det skönt med friheten men samtidigt funderade jag som arbetsgivare på om det skulle vara en stressfaktor att aldrig veta hur mycket var och en jobbade. En annan viktig faktor för oss i vårt bolag var att vi är ett tillväxtföretag där gemenskap och samarbete är viktigt. Så vi kom fram till att vi ville få våra arbetstider att överlappa någorlunda. Därför valde vi först att införa en modell där alla fick planera sin dag hur de ville så länge de var på kontoret mellan 10.00-14.00. Vi började med att införa detta som ett test i tre månader vilket fungerade utmärkt. Efter testperioden kändes det helt uteslutet att gå tillbaka till ”vanliga” kontorstider utan vi valde istället att övergå till helt fria tider. Helt enkelt för att vi behövde inga regler att följa, vi överlappar ändå mer än väl i hur vi jobbar för att samarbetet ska fungera precis så bra som vi önskar.

Modellen vi tillämpar idag är enkel, var och en har 100% frihet över sin arbetstid och en normal arbetsvecka är fortfarande 40 timmar. Vi har ett gemensamt veckomöte, övriga tider planerar man alltså själv. Vi vill helst att man ska utföra sina arbetsuppgifter från kontoret och inte hemifrån. Om någon upplever att denna jobbar bättre hemifrån än från kontoret (vilket än så länge inte har hänt) så kommer vi fokusera på varför det är så. För oss är målsättningen att alla frivilligt ska vilja jobba från kontoret snarare än någon annan stans (självklart finns det undantagssituationer). Vi tror helt enkelt att om arbetsmiljön är rätt så är kontoret den plats där man har bäst fokus och motivation för sina arbetsuppgifter.

Så är fria arbetstider något vi rekommenderar?

Vår erfarenhet är såklart än så länge rätt begränsad, vi är ett litet företag och vi har endast sex månaders erfarenhet. Men än så länge är fördelarna otroligt många och vi har märkt ett uppsving på alla plan. Redan första veckan märktes det skillnad, alla kom ungefär samma tid som förut. Men skillnaden var omedelbart att ingen gick hem för att arbetsdagen tog slut. Jobbar man 8-17 så kan man ju kallt räkna med att runt 17 så slutar folk att jobba. Nu är det helt annorlunda, normalt så väljer man att jobba tills arbetsuppgiften får ett naturligt avslut. Ibland blir det senare än normalt, ibland tidigare. Men produktiviteten är mycket högre, ingen sitter och rullar tummarna och väntar på att dagen ska ta slut. Och ingen avbryter mitt i en arbetsuppgift bara för att klockan är 17.

Sena ankomster

En annan faktor som försvann var sena ankomster, även om det inte var ett problem för oss så vet jag hur det kan vara. Jag har tidigare drivit företag med ett 20-tal anställda där sena ankomster till och från var ett problem. Ärligt talat så har jag alltid tyckt att sena ankomster är besvärligt som arbetsgivare. Så länge inte arbetsuppgiften verkligen kräver att man är på plats en speciell tid så tycker jag att 15 minuter hit eller dit inte spelar någon roll, det är prestationen som räknas. Men så länge man har fasta arbetstider så blir det ändå ett problem om folk kommer sent: det påverkar moralen, det får personer att stressa för att komma till kontoret i tid (ofta med dåligt humör som följd) och om jag som chef blundade för sena ankomster så tenderade problemet att växa och genom att behandla problemet så fick jag en svår och faktiskt helt onödig arbetsuppgift. Min upplevelse var att många gånger tog arbetet i att minska och hantera sena ankomster mer tid och energi än problemet i sig kostade.

Flex

Okey tänker du nu, men de flesta företagen är ju ändå rätt flexibla och man kan komma ”ungefär” när man vill. Detta tycker jag kan vara nog så svårt. Var går gränsen för sen och icke sen? Det här tror jag över tid kan resultera i att folk kommer in i den senare delen av flex-fönstret utan att för den sakens skulle jobba längre. Men viktigast av allt, detta ger inte frihet att planera sitt jobb när man vill. Okey att man kan ta en buss senare på morgonen, men flex ger bara ett visst svängrum att anpassa sina vardagsrutiner runt flex-fönstret. Det får en inte att på allvar känna 100% frihet att jobba när man själv vill och presterar bäst.

För mig som arbetsgivare

Personligen har detta varit en av de främsta fördelarna med fria arbetstider. Jag tror på konceptet ”lead by example” och anser därmed att om man har fasta tider så skal jag som chef vara på plats under de tiderna (bortsett från möten etc). Samtidigt så jobbar jag absolut bäst om jag kommer in senare och jobbar längre. Jag är ofta som mest kreativ och produktiv mellan ca 17.00-20.00. Med fria arbetstider känner jag ingen som helst skyldighet att vara på kontoret någon speciell tid, det här gör alltså att jag själv jobbar och mår bättre.

Flow

En annan faktor som spelade in i vårt beslut var begreppet flow. Jag vet att man presterar som allra bäst när tiden helt upphör att existera. När 2 timmar känns som 5 minuter. I kreativa arbetsuppgifter uppstår detta för jämnan om man vet vad uppgiften är och kan jobba fokuserat och ostört på lösningen. Jag vill inte under någon omständighet att någon som har flow ska avbryta en arbetsuppgift på grund av en förutbestämd arbetstid (som att alla andra går hem från kontoret). Jag tror nämligen att under bra flow är man dubbelt så effektiv mot vad man är när arbetet flyter på dåligt, (ja jag tror verkligen att skillnaden är så stor). Men flow är också flyktigt, det kan väldigt snabbt försvinna om man tappar fokus. Fria arbetstider främjar flow.

Motivation

I slutändan tycker jag att det absolut viktigaste med fria arbetstider är hur det påverkar motivationen. Jag vill minimera upplevelsen av att man jobbar hos oss för att ett jobb handlar om regler och rutiner, att jobba hos oss handlar om att leverera mesta möjliga upplevelse och resultat till våra kunder. Det är en rolig arbetsuppgift, då ska inte något annat få komma i vägen för det. Sen vet alla att med hög motivation till sitt jobb och stor frihet så kommer resultaten att öka. Jag är också stolt över att kunna säga att vi är en arbetsplats där var och en till stor del är sin egen chef, över sin tid och sin prestation. Det är något som jag tror att alla här uppskattar och värnar om. Så om ni går i tankarna att införa fria arbetstider eller om du tror att du skulle prestera bättre om du själv bestämde när du jobbar. Ta upp det i företaget och testa, för oss var det otroligt mycket enklare än vi trott och just nu undrar jag bara varför vi inte gjorde det tidigare!

Uppdatering 2015-12-29 – Veckans affärer

Vill du läsa mer på ämnet har jag intervjuats i Veckans Affärer om fria arbetstider, läs artikeln här

Uppdatering 2015-10-13 – P1 Kropp & Själ

Lyssna på en poddprogrammet Kropp och Själ på P1 där jag blir intervjuad om hur vi upplever det med fria arbetstider efter att ha haft det en längre tid i företaget, lyssna här.