Envac Group (Stena Sphere)

Så byggde den globala industripionjären ett sammanhållet CRM-ekosystem som skapar överblick, förutsägbarhet och tillväxt

Som en del av sin resa mot att bli en verkligt global koncern behövde Envac samla sina system för att få bättre insyn i försäljning och kunddata världen över. Varje region hade sina egna verktyg och definitioner av framgång. Det gjorde det nästan omöjligt att skapa en kommersiell överblick eller en gemensam utgångspunkt inom organisationen.

I nära samarbete med Invise implementerade Envac ett skalbart, globalt HubSpot-CRM som knyter ihop data, processer och team inom sälj och marknad. Resultatet är en enhetlig struktur som effektiviserar försäljning och förbättrar leadhantering, kundinsikter och samarbete över regionerna – vilket stöttar och accelererar Envacs globala tillväxt.

Med en gemensam global CRM-plattform på plats har Envac gått från isolerade regionala perspektiv till en sammanhållen, global kommersiell helhetsbild. Det främjar smartare beslut, närmare samarbeten och en mer långsiktigt hållbar tillväxt.

Genom sitt nära partnerskap med Invise driver Envac idag en fullt integrerad HubSpot-miljö som kopplar samman sälj och marknad världen över. Resultatet är ett globalt CRM som inte bara stöttar bolagets tillväxt, utan också ökar takten.

Om Envac Group

Envac är en global ledare inom automatiserade avfalls- och insamlingssystem; en teknologi som har förändrat hur städer och verksamheter hanterar avfall. Med bas i Stockholm är företaget idag verksamt i över 20 länder med mer än 700 medarbetare. Envac är en del av Stena Sphere.

Sedan sitt pionjärarbete med pneumatisk avfallsinsamling på 1960-talet har Envac blivit en viktig hörnsten i modern och smart infrastruktur. Företagets system används i miljöer som tättbebyggda stadskvarter, sjukhus, flygplatser och stora industrianläggningar; alltid med fokus på effektivitet, hygien och hållbarhet.

I takt med att bolaget växte ökade även komplexiteten. Regionala marknader i EMEA, Asien och Nordamerika hade utvecklat egna säljprocesser, datastrukturer och kundhanteringssystem. När Envac förvärvade det USA-baserade bolaget Precision AirConvey (PAC) adderades ytterligare lager av fragmenterade verktyg.

År 2023 tillträdde en ny koncernledning med en tydlig ambition: att samla det globala sälj- och marknadsarbetet i en gemensam skalbar plattform och skapa datadriven förutsägbarhet i alla regioner. Det uppdraget blev startpunkten för samarbetet mellan Envac och Invise, med målet att designa och implementera ett enhetligt CRM-ekosystem med HubSpot som nav.

Från fragmenterade system till en gemensam sanning

När vi på Invise inledde samarbetet speglade Envacs kommersiella struktur bolagets globala närvaro. Imponerande, men splittrad. Varje region hade byggt sin egen struktur, med egna definitioner av “lead”, “deal”, och till och med “kund”.

Enligt Martin Hellsten, Group CRM Manager på Envac, hanterade teamet data i flera olika system, med skilda definitioner och rapporteringsmetoder.

Nordamerika drev sin försäljning genom GoldMine CRM, manuellt kopplat till QuoteWerks och affärssystemet Alliance. Nordeuropa använde Lime. Andra marknader följde upp projekt i kalkylark, OneNote eller lokala databaser, helt utan kommunikation mellan de olika systemen.

Konsekvensen? Ett splittrat ekosystem för försäljning.

Ingen samlad bild av global pipeline eller prognos
Inga gemensamma standarder för rapportering
Ingen delad kund- eller affärshistorik
Repetitiv och manuell datainmatning och missade insikter

Samtidigt pågick en global ERP-transformation på Envac. Ledningen hade satt ett ambitiöst mål: att etablera en gemensam CRM-grund innan nästa räkenskapsår.

För att lyckas behövde vi:

Kartlägga alla befintliga processer i varje region
Ta fram en skalbar datamodell för både B2B- och projektbaserad försäljning
Definiera en global säljprocess som skulle fungera i Nordamerika, Europa och Asien
Säkerställa hög användargrad genom utbildning och tydligt ägarskap

stack

Att bygga en global CRM-struktur på rätt sätt

Istället för en enda implementation byggde vi ett strukturerat program i flera faser. Målet var ett sammanhållet CRM-ekosystem som förenar sälj och marknad, som samtidigt tar hänsyn till lokala förutsättningar och driver hög användning från start.

Arbetet inleddes med en global förstudie för att kartlägga samtliga system, processer och beroenden. Workshops med regionala nyckelpersoner visade på skillnader såväl tekniskt som i hur man definierade framgång. Prognosmodeller varierade mellan marknader. Säljcykler sträckte sig från kortare industriella affärer till fleråriga offentliga projekt.

Genom att kombinera strategisk analys med teknisk design utvecklade vi en skalbar struktur med fyra hörnstenar:

Harmonisering av processer. En gemensam global säljprocess – flexibel nog att hantera regionala variationer, men mätbar i ett och samma system.
Datastruktur. En enhetlig datamodell där affärer, projekt, anläggningar, utvecklingsområden, företag och kontakter kopplas samman för att lägga grunden till en tillförlitlig rapportering.
Teknisk arkitektur. HubSpot Sales Hub som central plattform, integrerad med QuoteWerks och samordnad med pågående ERP-utveckling för full överblick genom hela processen.
Användaracceptans och förändring. Strukturerad utbildning, styrning och ägarskap för att säkerställa långsiktig framgång.

Risker & mitigation

Under förstudien identifierade vi risker i ett tidigt skede och planerade konkreta åtgärder: stegvis datakartläggning och tester för att säkerställa kvaliteten i migreringen, lokala CRM-ansvariga som drev användning och förankring, liksom parallella utvecklingsspår för att minimera förseningar i integrationen.

Vårt tvärfunktionella team – bestående av CRM-strateger, HubSpot-utvecklare, lösningsarkitekter och förändringsledare – arbetade nära Envacs globala ledning för att omsätta ramverket i konkreta planer för varje region. Resultatet blev en färdplan med tydliga steg där teknik, människor och processer knöts samman.

Från pilot till bevisad effekt

Tillsammans beslutade vi att rulla ut det nya CRM:et region för region, med Nordamerika som pilot, och därefter vidare till EMEA, Norra Europa och Asien. Varje utrullning kombinerade teknisk implementation med strukturerad förändringsledning för att säkerställa att varje marknad inte bara skulle använda systemet utan verkligen göra det till sitt.

Nordamerika – upp till bevis för modellen

Pilotfasen genomfördes i USA och Kanada. Vi ersatte GoldMine med HubSpot Sales Hub och byggde integrationen med QuoteWerks. Fokus i denna fas var att skapa en komplett säljprocess i HubSpot – från lead till offert och projektöverlämning – samtidigt som historisk data migrerades och prognosernas precision förbättrades. Veckovisa sessioner med säljteamet gav löpande feedback som förfinade strukturen inför kommande utrullningar.

Genom att implementera HubSpot som nytt CRM kunde vi avveckla flera sidoprocesser som hade byggts upp på grund av vårt tidigare, föråldrade CRM. Förutom att få bort manuella omvägar har vi också markant förbättrat uppföljningen av leads, rapportering och svarstider gentemot kund. Våra säljare som jobbar på distans uppskattar dessutom verkligen mobilappen, som är något vi saknade tidigare.

Kevin Bock, Director of Technical Sales, Envac Group North America

EMEA och Nordeuropa – användningen skalas upp

Efter den lyckade piloten ledde vi utrullningen i Europa. Migreringen av data från Lime genomfördes parallellt med omfattande utbildningsinsatser för sälj och ledning. Norra Europa blev också den första regionen att arbeta fullt ut enligt vårt strukturerade ramverk för förändringsledning, med tydliga användarroller och lokala CRM-ansvariga som drev användaracceptans.

Kina och Sydostasien – ekosystemet expanderar

Under 2025 fortsatte utrullningen i Asien. HubSpot introducerades på nya marknader och integrerades i lokala säljstrukturer, baserat på standardiserad data, enhetliga KPI:er och en bevisad utbildningsmodell.

I varje fas samarbetade vi tätt. Det här var inget överlämningsprojekt; vi var en del av teamet. Vi utvecklade och justerade lösningen i takt med att Envac växte.

Resultatet: överblick, förutsägbarhet och tillväxt

Förändringen har påverkat hur Envac hanterar hela sin kommersiella verksamhet. Det som tidigare var ett lapptäcke av fragmenterade system är idag en sammanhållen miljö där varje marknad arbetar inom samma struktur, pratar samma dataspråk och rapporterar i realtid.

Konkreta resultat

Enhetlighet

Enhetlig data i 20+ länder och flera affärsmodeller

Definition

Standardiserad global säljprocess med tydligt definierade steg

Överblick

Fullt överblickbar pipeline i samtliga regioner och avdelningar

Träffsäkerhet

Prognoser som blir mer träffsäkra för varje månad

Användaracceptans

Hög användargrad i alla pilotregioner inom första kvartalet efter lansering

Strategisk effekt

För första gången har Envacs ledning en samlad bild av varje affär och projekt globalt. Prognosmötena har gått från kalkylblad till live-dashboards i HubSpot. Chefer kan nu jämföra regionala resultat, konverteringsgrader och affärshastighet direkt – helt utan manuell rapportering.

På strategisk nivå har CRM:et blivit mycket mer än ett säljverktyg. Idag är systemet det centrala navet som kopplar samman sälj, marknad och ekonomi. Med andra ord: den gemensamma datakällan för operativ och kommersiell tillväxt.

Envac report

Ett partnerskap byggt för att utvecklas

Efter den globala utrullningen valde Envac att fortsätta samarbetet med oss på Invise som långsiktig partner. Tillsammans har vi skiftat fokus från implementation till kontinuerlig optimering av data, dashboards och användarupplevelser i samtliga regioner.

Vi stöttar nu Envac med styrning, onboarding av nya användare och löpande förbättring av automatisering och rapportering. Alltid med fokus på mätbara effekter: mer träffsäkra prognoser, högre datakvalitet och konsekvent användning när nya marknader läggs till.

Samarbetet har också utökats bortom CRM. Envac har gett oss förtroendet att bygga om deras globala webbplats, inklusive teknisk arkitektur och HubSpot-integrationer som kopplar samman webb och regionala marknadsflöden. Detta är naturliga steg i arbetet med att sammanfoga varumärke, webb och CRM i ett enhetligt digitalt ekosystem.

Idag arbetar vi med delat ägarskap. Envacs interna team driver det dagliga arbetet, medan vi på Invise bidrar med expertis, vägledning och utmanande av tankesätt när strategiska eller tekniska frågor dyker upp.

Med siktet inställt på fortsatt expansion i Asien och introduktion av AI-drivna insikter har Envac nu grunderna på plats. Det HubSpot-ekosystem vi byggt upp tillsammans växer i takt med bolaget – och fortsätter knyta samman människor, data, processer och beslut över kontinenter.

Framåtblick

Från fragmenterade system till ett enhetligt CRM. Envac driver idag ett sammanhållet kommersiellt ekosystem som ger förutsägbarhet och tillväxt.

Det är resultatet när teknik, strategi och människor samverkar för att förverkliga en tydlig vision, med precision och tillit som ledstjärnor. Tillsammans med Envac lyckades vi göra en komplex förändringsresa till en välfungerande modell för global kommersiell framgång.

HubSpot potential