Användningsområdena är många med workflows men vanligast är att använda det för att värma leads – lead nurturing. Systemet fungerar på så sätt att du sätter upp ett flöde av emails med värdefull information som skickas med förinställda tider och mellanrum.

Workflows är en del av marketing automation och används exempelvis för att:

  • värma leads
  • pinga säljare om kvalificerade leads
  • meddela marknadsavdelningen om leads som behöver mer information

Längden bestämmer du själv med regler. Vi själva har workflows som sträcker sig från ett par veckor upp till sex månader. Allt beroende på vad de ska åstadkomma.

Så fungerar workflows – ett exempel

Låt oss säga att du har en nedladdningsbar guide om fördelarna med att anlita en konsult inom ert område. För att ladda ner guiden fyller besökaren i ett formulär där en av frågorna är vilken titel den har. Det finns några förinställda att välja mellan så som VD, marknadschef, IT-chef och HR-chef. Dessa är vanligtvis era buyer personas (målgrupper).

Säg att besökaren fyller i att den är VD. Det är nu det fina med workflows och marketing automation kickar in! I ditt inbound marketing-system (vi använder HubSpot) har du ett workflow för var och en av dina buyer personas. Varför? Jo, för att det som intresserar och värmer VD’n är inte detsamma som det som attraherar och driver HR-chefen genom säljtratten. För att verkligen lyckas med att konvertera besökare till säljredo leads krävs riktad och anpassad kommunikation. Workflowet går även att anpassas efter hur VD:n beter sig.

Regler i workflows bestämmer takten

Åter till VD:n som laddat ner en guide. Direkt hamnar VD:n i workflowet som är specialanpassat för personer på dennes position. Första regeln i workflowet säger att vänta med första mailet i tre dagar. En annan säger att alla mail ska skickas på vardagar mellan klockan 08 – 09 på morgonen. Det är nämligen då VD:ar är som mest mottagliga för emailkommunikation.

VD:ns nedladdning skedde på en måndag, så första mailet i workflowet skickas iväg på torsdag samma vecka kl 08.10. Nästa regel bestämmer att mail nummer två ska skickas efter ytterligare tre dagar. Så fortsätter det, men för att VD:n inte ska uppleva kommunikationen som spam börjar mellanrummen bli allt längre. Det här workflowet är ca 5 månader långt, så de sista mailen skickas med tre veckors mellanrum. Poängen med detta är att alltid vara top hos mind hos era leads.

Workflow och lead scoring

Under tiden VD:n är aktiv workflowet tillämpas lead scoring vilket poängsätter VD:ns alla actions. Hur denne öppnar mailen, vilka mail som inte öppnas, klick, besök på hemsidan osv. När VD:n når det lead score som kvalificerat ett lead som säljredo (oavsett var denne är i workflowet) hamnar VD:n i ytterligare ett workflow. Ett där en säljare blir notifierad om att det är dags att ta kontakt. Även det sker via ett mail där all viktig information som säljaren behöver för ett samtal finns med;

  • vilka guider VD:n laddat ner
  • vilka sidor som besökts
  • vilka mail som klickats på
  • + allt annat som är relevant för säljaren att veta

Oavsett hur samtalet går fortsätter VD:n vidare i workflowet, för informationen ni erbjuder i mailen är fortfarande högst relevant och intressant! Om det visar sig att VD:n inte är i behov av era tjänster just nu så kan det uppstå ett par månader senare. Då är ni top of mind! Ledde samtalet till möte och köp fungerar workflowet som ett trevligt inslag under början av samarbetet. Så win oavsett samtalets utgång.

Workflows i HubSpot

Här visar vi en kopia på hur ett av våra workflows ser ut i HubSpot, det för våra sekundära målgrupper; anställd på marknadsavdelning + annat.

Klicka på bilden för att se exakt hur workflows byggs upp i HubSpot:

Klicka för en större bild