Vad är custom objects i CRM:et? Och varför ska jag bry mig?

För att förstå hur custom objects fungerar måste man förstå hur data lagras och hanteras inuti olika system. Eftersom att vi på Invise är relativt biased alá HubSpot kommer jag utgå från hur HubSpot fungerar och använda deras termer. Men detta går att applicera på majoriteten av de CRM som finns out there. Okej – då kör vi!

Det mest grundläggande i ett CRM – data

För att ett CRM ska fungera måste vi kunna lagra data i det. Data går att definiera på olika sätt men i ett CRM kan det handla om allt från ett leads förnamn, e-postadress eller vad den har för favoritmat. För varje “egenskap” ett lead ska ha lagrat i sitt namn krävs en property (eller field, eller entity. Kärt barn har många namn). En property är alltså ett fält där data samlas. Sedan kan ett fält ha olika egenskaper beroende på vilken data man vill lagra. Nedan kan du se några exempel på olika fält. Du kan också hoppa över denna lilla del om du inte är intresserad:

Exempel på olika typer av fält (även kallat properties):

Namn >(Single line):
Kalle Persson

Blev kund (Date picker):
2020-01-01

Allergier (Multiple checkbox):
[x] Katt
[  ] Hund
[x] Dåliga leads
[  ] Bra leads

GDPR godkänd? (true/false):
TRUE

För en komplett lista av properties som HubSpot har, kolla in den här guiden.

Såja, då har vi det förenklade första steget av CRM-data avklarat. Custom objects då? Det kommer strax. 

När du nu förstår att data måste lagras på unika properties återstår en relevant fråga: Vad är det som gör att vi vet att en specifik person har en viss allergi eller vilket datum den blev kund och att de propertiesarna bara ligger och flyter hemlösa i rymden?

Genom ett unikt ID. I HubSpot använder man e-postadress som unikt ID för contacts-properties. Det innebär att all data som kommer in i HubSpot som går att associera med en e-postadress hamnar på den personens kontaktkort. Voilá! Hur HubSpot associerar den datan är både genom tracking vi sätter upp (cookies för “kända” besökare), eller genom exempelvis ett formulär eller en chatt där man fyller i sin e-postadress och på så sätt också associerar allt i det formuläret eller chatten med e-postadressen. Alla system har ett unikt ID för att kunna associera data vare sig det handlar om en kontakt, ett företag, en deal eller en kundsupport-ticket.

Okej, jag fattar. Men hur kommer custom objects in i bilden?

Yes, nu händer det! Om vi kollar på HubSpots Standard Objects kan vi hitta följande:

• Contacts
• Companies
• Deals
• Tickets

Contacts är det exemplet vi pratat om ovanför. Vi har ett unikt ID som associerar e-postadressen med allt relevant som är kontaktbaserat. Men vi vet också att vår exempelkund Kalle Persson jobbar på ett företag. Och det företaget har massa data och properties som är relevant för företaget och inte kontakten per se? Därför finns också Companies. Där använder HubSpot företagets hemsidesadress som unikt ID. Eftersom kontakter och företag måste kunna associeras med varandra så associerar vi olika objects.

Kontaktkortet “Kalle Persson” kopplas alltså ihop med företaget “Kalle Persson AB” (Detta händer automatiskt i HubSpot om Kalle angett sin företagsadress som innehåller samma webbadress som företaget har – i det här fallet “kalle@kalleperssonab.se”).

Kalle är ju också de facto kund hos er, därför har han en vunnen deal knuten till sig via er sales pipeline som finns i HubSpot. En deal är också ett object (ja, detta är en egen värld) och i det här fallet har Kalle en deal som ligger i “closed won” på 1 miljon kronor. Kul! Han är ju kund. Men nu är han också sugen på att köpa det där extra tillvalet och associeras även med en annan deal i offertstadiet i er sales pipeline. Oj vad många kopplingar som finns!

Tänk excel (men använd inte excel)

• Tänk på det som ett excelark.
• Flikarna eller tabbarna är vilket object de ligger inom (Contacts, Companies, Deals, Tickets)
• Raderna är de faktiska kontakterna, företagen eller dealsen
• Kolumnerna är properties som tillhör den specifika kontakten, företaget eller dealen!

Checka av: Vad ska ingå i ett bra CRM-system?

Så vad är grejen med custom objects?

Nu när du förstår hur properties, unika ID:n och objects fungerar så kanske du förstår nyttan i att kunna skapa egna objects beroende på vad din affärsmodell är. Du kan alltså skapa egen custom object som låter dig associera delar av din verksamhet som passar dig utan att bli bunden till de förutbestämda reglerna. Exempel på när detta skulle kunna vara relevant är om du säljer olika paket av en tjänste- eller produktlösning, att du hjälper folk köpa bilar eller om du till exempel är en mäklare och säljer fastigheter. Det som är själva kärnan i objekten är att de kan ha ”relationer” med varandra. En deal är knuten till ett företag och en eller flera kontakter. En ticket kan vara knuten till en person, ett företag och en deal. Detsamma gäller för custom objects. Dealen kanske också ska vara kopplad till exempelvis en specifik bil (med uppgifter som reg-nummer, mätarställning, antal tidigare ägare etc).

Detta har varit efterfrågat väldigt länge för våra HubSpot-kunder och det glädjer oss att HubSpot valt att lansera detta vid årets Inbound-konferens till HubSpot Enterprise-kunder!

Jämför de tre vanligaste CRM-systemen på marknaden

När passar det för din verksamhet?

Om du känner dig låst i den nuvarande uppsättningen och du vill kunna analysera, rapportera, associera och separera data så är det här en svinbra lösning. Tänk på att ett custom object ger ditt team all möjlighet att jobba med workflows, automatisering och rapportering precis på samma sätt som de object som finns där från början.

• Driver ni skola? Kanske behöver ni skapa ett custom object som heter Elever?
• Säljer ni fastigheter? Kanske behöver ni skapa ett custom object som heter Fastigheter?
• Jobbar ni med rekrytering? Kanske behöver ni dela upp kunder (contacts) gentemot kandidater och skapa Kandidater?
• Säljer ni tjänster? Kanske är det dax att associera era kunder med en Services custom object?
• Säljer ni bilar? Skapa ett custom object som heter Cars!

Fördelar och nackdelar med SalesHub och HubSpot som CRM

Om ni har några frågor över huvud taget kring custom objects och om de skulle vara en bra idé för er finns jag här för att svara på era frågor och guida er i djungeln! Maila mig på fredriklandstrom@invise.se så hittar vi grym plan framåt!