Hurra, du har signat ett avtal och ska få hjälp av ett proffs! Men nu måste du också se till att maximera valutan för pengarna och ge leverantören de bästa förutsättningarna. Här är våra bästa tips för hur du som beställare kan bli mer tidseffektiv och spara pengar – och samtidigt få till ett grymt samarbete.

För ett lyckat projekt krävs det stort engagemang från både beställare och leverantör. Faktum är att du, redan innan ni drar igång, måste lägga i ytterligare en växel för att allt ska gå snabbt och smidigt. Och inte minst för att samarbetet ska bli så effektivt som möjligt för såväl dig som leverantören! För – så klyshigt som det än må låta – tid ÄR pengar.

Har du koll på vad ni vill – egentligen?

Innan ni sätter igång måste du som beställare ha rett ut en del grejer. Förarbetet är kanske den tråkigaste biten, som dessutom kan vara lite krångligt om inte syfte och mål är glasklart. Se till att bena ut det internt innan ni påbörjar samarbetet, så slipper första mötet enbart handla om att begripa bakgrunden till alltihop. En tydlig målsättning gör det inte bara enklare att utvärdera och mäta resultatet på din investering – utan underlättar även för leverantörens arbete och fokus.

Samla ihop, effektivisera och leverera – du med!

Vilken fantastisk leverantör ni hittat! De är duktiga, har massor med idéer, och oj, vad snabbt de kommer med nya tankar och lösningar. Nästan så att ni inte hinner med, eller hur?

Väl inne i ett projekt kan saker och ting snurra så fort att man kanske glömmer bort viktiga hållpunkter som projektplan, delmål, eller vem som faktiskt är beställaren. Rätt som det är har fyra olika personer hos er skickat iväg sexton olika mejl under en och samma dag till leverantören. (Och förmodligen handlar tre av dessa mejl om mer eller mindre samma sak.) Inte helt optimalt för effektiviseringen!

Leverantören är måna om att göra ett bra jobb, och är ofta angelägna om att svara och hjälpa dig så fort som möjligt. Men om hela samordningen är för rörig är det lätt hänt att det resulterar i många (ofta helt onödiga) korrvändor, telefonsamtal eller mejltrådar. Något som tar tid – och i förlängningen kostar pengar.

Tips för att effektivisera hela samarbetet:

  • Ha en dedikerad kontaktperson/projektledare/beställare. (Det spelar ingen roll vad hen kallas, bara hen är ansvarig för att hålla koll på alla trådar.)
  • Många tankar och idéer? Samla ihop all feedback till leverantören i ett enda mejl – det blir lättare och går fortare att hantera både för er och dem.
  • Filtrera beställningarna! Innan du skickar iväg varenda grej ni kommer på, kika på hur väl det går i linje med hela projektet, syfte och mål först.
  • Problem i projektet? Snacka ihop er internt, kanske situationen går att lösa utan leverantörens hjälp?
  • Låt inte saker och ting ta för många omvägar internt. Som beställare har du ett dedikerat ansvar – och det går troligen mycket snabbare om saker huvudsakligen går via dig. Det blir också mycket bättre än om alla kockar och hela ledningsgruppen ska lägga sig i minsta beslut och samma soppa.

Mota missförstånden i dörren

Det mesta som tar tid och kostar pengar i onödan grundar sig i missförstånd. Ibland är det bättre att plocka upp telefonen och ringa istället för att skicka ett mejl som kan misstolkas och behöva gå flera varv fram och tillbaka. Och underskatta inte videosamtal! Att stämma av öga mot öga gör att det ofta blir ännu lättare att förstå varandra.

PS: Även många fysiska möten skulle gå att ersätta med videokonferens. Det sparar både restid, resekostnader, och eventuella lunchkostnader. Se bara till att tekniken funkar. 🙂

Hör av dig till oss på Invise ifall du vill ha en större inblick i hur det är att jobba effektivt tillsammans med några som alltid strävar efter att driva bra samarbeten med ännu bättre resultat!