Så väljer du ett CRM-system som passar ditt företag

guide-inbound-marketing-sales

Ett CRM-systems primära uppgift är att öka försäljningen.

Det finns mycket som ryms inom ramarna för ett CRM-system och många har åsikter kring vad som är “bäst”. Men som med mycket annat: Det bästa systemet är det som passar din verksamhets behov och önskade arbetssätt. Därför är det viktigt att sätta upp en plan för hur du väljer ett CRM-system som passar just ditt företag. Följ stegen i denna guide för att skapa en bättre bild av vad som bör prioriteras. Det kommer underlätta i jakten på det system som kommer ta er in i framtiden!

Vad är ett CRM-system?

CRM står för customer relationship management. Att strukturera och underlätta arbetet för dina säljare är huvudpoängen med ett CRM-system. Det ska vara enkelt att skapa och bibehålla relationer med era kunder. I den bästa av världar hjälper systemet säljare med allt från prospektering till stängd affär – och allt som sker däremellan.

Syftet med ett CRM-system

First things first! Innan du gör någonting annat måste du formulera ett syfte. Vad ska CRM-systemet fylla för funktion hos ditt företag? Och tänk inte bara det uppenbara “öka försäljningen”. Se istället till dina och säljarnas utmaningar just nu – och framåt. Ett system kommer inte att lösa era problem, men kommer hjälpa er att skapa bättre arbetssätt. Många gånger kan det vara arbetssätten som är ineffektiva på grund av att det inte finns ett smidigt system. Därför gäller det att tänka på hur ni vill jobba, och inte bara hur ni arbetar idag. Det är lättare att förändra och förbättra rutiner och arbetssätt än att hitta ett skräddarsytt system.

  • Tappar ni kunder och vill att systemet ska hjälpa er behålla dem?
  • Har ni utmaningar i prospekteringen?
  • Behöver ni hjälp att organisera data och jobba mer datadrivet?
  • Vill ni arbeta tätare med marknadsavdelningen?
  • Önskar du påverka kvaliteten på inkommande leads?

Om du utgår från utmaningar som dessa kommer dina åtgärder att leda till ökad försäljning i slutändan. Därför är det extra viktigt att komma fram till roten av vad du egentligen önskar att ett CRM-system ska hjälpa dig med.

Här är 7 punkter du bör checka av innan du väljer CRM-system

  1. Antal team och användare i systemet

    Ett CRM-system köps inte alltid bara in för säljare. Har du mötesbokare kommer de använda samma system. Customer Success och marknadsavdelningen kan också vara inne i systemet för att få fram information om kontakter och kunder.Det är en viktig punkt att ta med sig, eftersom alla de team som använder CRM-systemet har olika utmaningar. Sätt dig ner med ansvariga för teamen som kommer att använda systemet för att få en samlad bild av vad alla team behöver.

  2. Budget

    Med hundratals CRM-system på marknaden – you do the math. Det finns lika många prislappar att ta hänsyn till. Budget är en avgörande faktor för många och det är trist att inte kunna köpa in ett bra system du lagt tid på att lära känna bara för att det inte ligger i rätt prisklasst. Sätt därför en tydlig budget så att du kan sålla ut de system du ser kostar för mycket, innan du lägger tid på att lära känna dem.
    Ha även i åtanke att vissa leverantörer tar betalt månadsvis och andra årsvis. Leverantörer inom CRM-system tenderar även att ha olika betalningsmodeller där priset kan variera beroende på antal säljare som ska använda systemet. Dessutom erbjuder de flesta leverantörer av CRM-system olika licenser som kostar olika mycket.

  3. Integrationer

    Det kommer finnas system du använder idag som du vill behålla och integrera med ditt framtida CRM. Se därför till att kolla upp möjligheten till smidiga integrationer. Kan leverantören även hjälpa till med de integrationer du önskar? Börja fundera på vilka system det gäller och skriv ner dem, så att punkten kring integrationsmöjligheter kan klargöras tidigt i dialogen med leverantör.

  4. Hur viktig är supporten?

    Kolla upp vilken typ av support du kan få av din framtida leverantör. Vad ingår och vad måste du betala för? Önskar du kunna ringa en supportavdelning behöver du klargöra det – eftersom många leverantörer endast erbjuder hjälp via plattformar online. Se även till att leverantören erbjuder en effektiv och smidig onboardingprocess! Denna fråga är extra viktig om du funderar på en leverantör som inte har kontor i Sverige, då brukar all support och onboarding vara på engelska. Kolla i så fall upp möjligheten att kunna få hjälp via en partner i Sverige, om du önskar få det på svenska.

  5. Är ditt företag och leverantören en bra match?

    När det kommer till värderingar och arbetssätt spelar matchningen er emellan stor roll. Gillar du snabba svängar och nytänk? Då ska du välja en leverantör som har liknande mindset och frekvent släpper nya funktioner – annars kan ditt CRM bromsa din framfart. Söker du trygghet och stabilitet i att allting fungerar och är kvalitetssäkrat till max? Och ogillar du att behöva lära dig nya funktioner titt som tätt? Då ska du troligtvis välja en leverantör som funnits i många år.De brukar ha en bra bas av funktioner de uppdaterar och optimerar – och släpper inte så mycket nya.

  6. Kravspecifikation

    Skriv ner alla funktioner du önskar att CRM-systemet innehåller. Ta med önskemål från de team som kommer använda systemet och de frågor du behöver svar på, till exempel rörande support, uppdateringar, licenser och prismodell. Detta blir din kravspecifikation – ditt viktigaste dokument när du ska välja vilka leverantörer du ska gå vidare med. Se till att CRM-systemen kan leverera det du söker.

  7. Jämför

    När du har en bra kravspecifikation och tillhörande budget – då är det dags att jämföra. Välj ut två eller tre system och ta hjälp av de team som ska använda systemet. De kommer att behöva se och i vissa fall testa systemen ni valt ut. Det är trots allt de som kommer göra jobbet i ert framtida CRM-system!

Tips när du valt system

  • Lägg tid på implementation och utbildning

    Att sätta upp och lära sig ett nytt system tar tid. Och det måste få ta den tid det krävs för att det ska bli så bra som möjligt. Investera i att utbilda alla användare och följ upp att de verkligen lärt sig. Här är det jätteviktigt att leverantören erbjuder en bra och effektiv onboarding.

    De flesta företag som använder CRM-system använder det inte fullt ut – just för att de inte tagit sig tid att lära sig.

  • Se till att alla jobbar likadant

    När du investerat tid och pengar i systemet gäller det att få samtliga användare att jobba på samma sätt. Annars kommer statistiken och rapporteringen inte att bli hundraprocentig. Plus: Rutiner är alltid en fördel när det kommer till att jobba effektivt!

  • Samla in feedback och ta action

    Be om feedback på ett strukturerat sätt. Samla in tankar och åsikter som du kan ta direkt action på. Be om hjälp via support hos systemleverantören eller boka in en ytterligare utbildning om det är nödvändigt. Det kommer vara värt det! Hoppas du känner att detta var en bra hjälp på vägen mot ditt framtida CRM-system. Önskar du rådgivning kring vilket CRM-system som passar din verksamhet? Hör av dig till våra specialister på hej@invise.se